Unternehmen stehen heute unter dem Druck, ihre Vertriebs- und Geschäftsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Insbesondere in Branchen mit komplexen Produkten reicht es nicht aus, Angebote manuell zu erstellen und Aufträge losgelöst vom Vertriebssystem abzuwickeln.
Hier kommen CPQ-Software und ERP-Systeme ins Spiel.
In diesem Artikel erklären wir leicht verständlich, was CPQ-Software ist, warum ihre Integration mit ERP so entscheidend ist, welche Vorteile dies bringt und wie man eine solche Integration erfolgreich umsetzt. Praxisbeispiele, zukünftige Trends (z.B. KI in CPQ-ERP-Systemen) sowie ein Blick darauf, warum CanvasLogic ein starker Partner für CPQ-ERP-Integrationen ist, runden den Artikel ab.
Was ist CPQ-Software und warum ist ERP-Integration entscheidend?
CPQ (Configure, Price, Quote) hilft beim Konfigurieren von Produkten, der Preisfindung und der Angebotserstellung, während ERP (Enterprise Resource Planning) sämtliche Kernprozesse eines Unternehmens verwaltet — von Lagerbestand und Fertigung bis zu Finanzierung und Auftragsabwicklung.
Definition und Kernfunktionen von CPQ
CPQ-Software verständlich erklärt: CPQ steht für Configure, Price, Quote — also Konfigurieren, Preisberechnung und Angebotserstellung. Eine CPQ-Software vereinfacht und automatisiert den Verkaufsprozess, indem sie es Vertriebsteams ermöglicht, präzise Produktkonfigurationen, korrekte Preise und professionelle Angebote in kurzer Zeit zu erstellen.
Die Rolle von ERP in modernen Geschäftsprozessen
Die Rolle von ERP in modernen Geschäftsprozessen: ERP-Systeme bilden das Rückgrat der operativen Unternehmensprozesse. Ein ERP integriert zentrale Geschäftsbereiche — etwa Finanzen, Beschaffung, Lagerhaltung, Produktion und Auftragsabwicklung — in einem einzigen System, sodass alle Abteilungen mit denselben aktuellen Daten arbeiten.
Warum ist nun die Integration von CPQ und ERP so wichtig? Weil CPQ und ERP zusammenarbeiten müssen, um einen nahtlosen Prozess vom Angebot bis zur Auftragserfüllung sicherzustellen. CPQ greift auf Daten aus dem ERP (z.B. Preise, Verfügbarkeit) zu und übergibt gewonnene Auftragsinformationen wieder ans ERP zur Produktion oder Lieferung. Ohne Integration entstehen Datensilos: Das Vertriebsteam hätte nicht die aktuellen Informationen im CPQ, und die ERP-Seite müsste Angebote manuell nachpflegen. Eine enge Verzahnung von CPQ und ERP verhindert genau das und optimiert den gesamten Lead-to-Order-Prozess.
Vorteile der CPQ-ERP-Integration
Durch die Integration von CPQ-Software mit dem ERP-System lassen sich Geschäftsprozesse vom Vertrieb bis zur Auftragsabwicklung spürbar verbessern. Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Beschleunigte Angebotserstellung
Ein integriertes CPQ-ERP-Duo ermöglicht Vertriebsteams, deutlich schneller Angebote zu erstellen. Alle benötigten Produktinformationen, Preise und Lagerbestände werden in Echtzeit aus dem ERP ins CPQ übernommen. Das bedeutet, dass manuelle Zwischenschritte — etwa das Suchen von Preisen in Listen oder das doppelte Eingeben von Daten in verschiedene Systeme — entfallen.
Reduzierte Fehlerquote durch Automatisierung
Wenn CPQ und ERP integriert sind, wird ein Großteil der früher manuellen Arbeitsschritte automatisiert — und damit werden auch Fehlerquellen drastisch reduziert. Tipfehler beim Abtippen von Artikelnummern oder Preise, falsche Konfigurationen oder vergessene Rabatte gehören der Vergangenheit an. Die aktuelle ERP-Datenbasis im CPQ stellt sicher, dass Angebote stets mit den korrekten und neuesten Informationen erstellt werden.
Verbesserte Kundenerfahrung
Eine schnellere Angebotsabwicklung und weniger Fehler wirken sich direkt auf die Kundenzufriedenheit aus. Kunden erhalten zügig ein präzises, korrekt konfiguriertes Angebot und müssen nicht auf Korrekturen oder Nachbesserungen warten. Das schafft Vertrauen: Der Kunde merkt, dass er es mit einem professionellen, gut organisierten Anbieter zu tun hat. Außerdem ermöglicht eine CPQ-ERP-Integration häufig Self-Service-Optionen für Kunden — zum Beispiel können Kunden über ein Online-Portal selbst Produkte konfigurieren und Angebote anfordern, während im Hintergrund CPQ und ERP die Machbarkeit und Preise prüfen.
Best Practices für eine erfolgreiche CPQ-ERP-Integration
Die Einführung einer CPQ-ERP-Integration ist ein anspruchsvolles Projekt — mit der richtigen Vorgehensweise lässt sich jedoch das Risiko minimieren und der Nutzen maximieren. Hier sind Best Practices (bewährte Vorgehensweisen), die sich in der Praxis bewährt haben:
Anforderungsanalyse und Zieldefinition
Am Anfang steht eine klare Zielsetzung: Warum integrieren wir CPQ und ERP, und was soll am Ende besser laufen? Alle Stakeholder — vom Vertrieb über die IT bis zum Management — sollten die Ziele gemeinsam formulieren. Typische Ziele sind etwa höhere Datenqualität, weniger Fehler und schnellere Abläufe in Verkauf und Auftragsbearbeitung. Es gilt auch, den Umfang abzustecken: Welche Daten sollen zwischen CPQ und ERP ausgetauscht werden? Nur Auftrags- und Produktdaten, oder z.B. auch Kundendaten und Bestände? Eine gründliche Anforderungsanalyse verhindert später böse Überraschungen. Außerdem sollte man im Voraus ein Budget und einen groben Zeitplan für das Integrationsprojekt festlegen, damit alle Beteiligten die gleichen Erwartungen haben. Sobald Ziele und Rahmen abgesteckt sind, weiß das Team genau, worauf es hinarbeitet.
Datenharmonisierung und Schnittstellenplanung
Bevor die technische Umsetzung startet, muss geprüft werden, wie CPQ-System und ERP zusammenpassen. Beide Systeme haben Datenmodelle — z.B. Produktbezeichnungen, Preisfelder, Kundennummern – die aufeinander abgestimmt werden müssen. In dieser Phase schaut man sich an, welche Versionen, Technologien und Integrationsmöglichkeiten die vorhandene CPQ-Software und das ERP bieten. Unterstützen beide z.B. moderne APIs für den Datenaustausch? Gibt es vielleicht bereits Standard-Konnektoren vom CPQ-Anbieter für gängige ERPs? All das fließt in die Schnittstellenplanung ein. Wichtig ist auch die Datenharmonisierung: Begrifflichkeiten und Formate müssen vereinheitlicht werden. Beispielsweise sollte ein Produkt in beiden Systemen dieselbe Artikelnummer und Beschreibung haben, oder Einheiten (Stück, KG, etc.) müssen konsistent sein. Hier lohnt es sich, im Vorfeld ein Mapping-Dokument zu erstellen, das genau festlegt, welches Feld im CPQ welchem Feld im ERP entspricht und wie Daten konvertiert werden müssen. Diese gründliche Vorarbeit stellt sicher, dass später beim Datenaustausch keine Inkonsistenzen auftreten.
Testphase und schrittweise Implementierung
Statt die neue integrierte Lösung auf einen Schlag „live“ zu schalten, ist es ratsam, schrittweise vorzugehen. Zunächst sollte in einer Test- bzw. Sandbox-Umgebung die Integration aufgebaut und mit echten Anwendungsfällen getestet werden. Dabei nutzt man verschiedene Szenarien: vom einfachen Standardangebot bis zum komplexen Auftrag mit vielen Sonderfällen – so wird sichergestellt, dass die Daten in allen Fällen korrekt fließen. Wenn die Tests erfolgreich sind, empfiehlt es sich, die Einführung in Phasen durchzuführen, etwa nach Produktgruppen oder Geschäftsbereichen. Diese schrittweise Implementierung minimiert das Risiko, den laufenden Betrieb zu stören. Auch sollten kritische Integrationstätigkeiten (wie das Verbinden der Livesysteme) in geplanten Wartungsfenstern oder außerhalb der Hauptgeschäftszeiten erfolgen, um eventuelle Ausfallzeiten gering zu halten. Parallel dazu ist ein Rollback-Plan wichtig: Das Team braucht eine Strategie, um bei schwerwiegenden Problemen schnell auf den alten Stand zurückschalten zu können. Diese Vorsichtsmaßnahmen sorgen dafür, dass die Integration ohne große Unterbrechungen und mit kontrollierbarem Risiko eingeführt wird.
Schulung und Change Management
Eine CPQ-ERP-Integration entfaltet ihren Nutzen nur, wenn die beteiligten Mitarbeiter sie auch akzeptieren und effektiv nutzen. Daher ist Change Management ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Bereits früh im Projekt sollte man die zukünftigen Anwender — z.B. Vertriebsteams, Auftragsbearbeiter, vielleicht auch Partner oder Händler – einbinden und über die kommenden Veränderungen informieren. Schulungen sind unumgänglich: Die Nutzer müssen lernen, wie sie Angebote nun im CPQ erstellen, wie die Systeme zusammenspielen und was sich im Tagesablauf ändert. Ein umfassendes Trainingsprogramm nimmt Berührungsängste und stellt sicher, dass alle mit der neuen Lösung zurechtkommen. Oft hilft es, interne „Key User“ oder Change Champions zu bestimmen – also besonders technikaffine Mitarbeiter, die andere mitziehen und bei Fragen unterstützen. Wichtig ist auch, den Nutzen zu kommunizieren: Wenn Mitarbeiter verstehen, dass die Integration ihren Arbeitsalltag erleichtert (weniger lästige Tipp-Arbeit, schnellere Prozesse, weniger Fehler), steigt die Akzeptanz. Unterstützend sollten nach dem Go-Live eine Zeit lang Support und Hilfestellung bereitgestellt werden, damit auftretende Probleme schnell gelöst werden und die Nutzer Vertrauen in das neue System entwickeln.
Kontinuierliche Optimierung und Wartung
Nach der erfolgreichen Inbetriebnahme der CPQ-ERP-Integration ist die Arbeit nicht beendet. Im Gegenteil: Jetzt gilt es, die Performance und Datenqualität laufend im Blick zu behalten. Es ist sinnvoll, spezielle Monitoring-Tools einzusetzen, die in Echtzeit überwachen, ob der Datenaustausch zwischen CPQ und ERP reibungslos funktioniert. Solche Tools (z.B. für Log-Analyse oder Prozess-Monitoring) können Engpässe oder Fehler schnell aufzeigen. Darüber hinaus sollten regelmäßige Reviews stattfinden: Erfüllt die Integration die gesteckten Ziele? Wo gibt es Verbesserungsbedarf? Vielleicht ändern sich Geschäftsanforderungen — neue Produktlinien kommen hinzu, oder das ERP erhält ein Update, dann muss auch die CPQ-Integration angepasst werden. Planen Sie daher ausreichende Wartungsressourcen ein, um die Lösung aktuell zu halten (Updates, Bugfixes) und weiterzuentwickeln. Ein weiterer Aspekt der Optimierung ist das Einholen von Feedback von den Nutzern: Finden die Vertriebler die Angebotskonfiguration intuitiv? Kommen die Daten korrekt im ERP an? Dieses Feedback hilft, die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz der integrierten Prozesse stetig zu verbessern. Insgesamt sollte die Devise lauten: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt! Kontinuierliche Pflege und Optimierung stellen sicher, dass die CPQ-ERP-Integration langfristig den maximalen Nutzen bringt.
Herausforderungen bei der CPQ-ERP-Integration und Lösungsansätze
Trotz aller Vorteile bringt eine CPQ-ERP-Integration auch Herausforderungen mit sich. Hier sind drei häufige Problemfelder — und Tipps, wie man ihnen begegnen kann:
Dateninkonsistenzen vermeiden
Eine der größten Hürden ist die Datenkonsistenz zwischen den Systemen. Wenn z.B. Produktdaten, Preise oder Kundendaten in CPQ und ERP nicht übereinstimmen, führt das zu Fehlern und Ineffizienzen. Unterschiedliche Schreibweisen, veraltete Informationen oder doppelte Datensätze können nach der Integration große Probleme bereiten. Die Lösung beginnt vor der technischen Kopplung: Datenbereinigung und -validierung sind Pflicht. Unternehmen sollten alle relevanten Datenfelder überprüfen, Dubletten bereinigen und veraltete Einträge löschen.
Komplexität der Systemanbindung meistern
Die technische Komplexität einer CPQ-ERP-Integration sollte nicht unterschätzt werden. Gerade in großen Unternehmen sind beide Systeme oft hochgradig konfiguriert oder sogar individuell angepasst. Unterschiedliche Datenmodelle, Architekturen und Technologien machen die Kopplung anspruchsvoll. Hier zahlt es sich aus, gründlich zu planen (siehe Best Practices oben) und die richtigen Werkzeuge einzusetzen. Moderne CPQ-Lösungen und ERPs bieten oft APIs oder Middleware-Unterstützung, um die Integration zu erleichtern. Es kann sinnvoll sein, auf Middleware-Plattformen zurückzugreifen, die als Vermittler zwischen CPQ und ERP agieren und komplexe Umwandlungslogiken übernehmen. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist, bei Bedarf erfahrene Integrationspartner hinzuzuziehen.
Ausfallzeiten minimieren
Während des Integrationsprojekts (und auch bei späteren Updates) besteht stets das Risiko von Systemausfällen oder Störungen im laufenden Betrieb. Schließlich greift man in kritische Systeme ein. Ungeplante Downtime kann aber teuer werden und die Geschäftsabläufe empfindlich stören. Daher ist es wichtig, von Anfang an Maßnahmen einzuplanen, um Ausfallzeiten zu minimieren. Ein bewährter Ansatz ist, wie schon erwähnt, eine phasenweise Einführung: Statt einer Big-Bang-Umstellung schaltet man Teil für Teil um, wodurch eventuelle Fehler leichter beherrschbar sind.
Beispiele erfolgreicher CPQ-ERP-Integrationen
Viele Unternehmen haben bereits CPQ und ERP erfolgreich gekoppelt. Im Folgenden drei Beispiele, die zeigen, wie namhafte Lösungen miteinander integriert werden können:
Salesforce CPQ mit SAP ERP
Salesforce CPQ (Teil der Salesforce Sales Cloud) zählt zu den bekanntesten CPQ-Lösungen, während SAP ERP (z.B. SAP S/4HANA oder früher R/3/ECC) ein führendes Enterprise-Resource-Planning-System ist. Eine Integration dieser beiden Systeme ist in großen Unternehmen verbreitet – etwa wenn der Vertrieb Salesforce nutzt, die Auftragsabwicklung aber über SAP läuft. In der Praxis wird häufig eine Middleware oder ein Integrations-Tool (z.B. SAP Cloud Integration oder MuleSoft) eingesetzt, um die Daten in beide Richtungen zu synchronisieren. Produkt-, Preis- und Kundendaten fließen aus SAP ins Salesforce CPQ, sodass Angebote stets auf aktuellen SAP-Informationen basieren. Sobald ein Kunde ein Angebot annimmt, kann aus Salesforce heraus automatisch ein SAP-Auftrag erstellt werden.
Oracle CPQ Cloud und NetSuite
Oracle CPQ Cloud (früher bekannt als BigMachines) ist eine cloudbasierte CPQ-Lösung von Oracle. NetSuite ERP wiederum — ebenfalls Teil der Oracle-Familie — ist ein weitverbreitetes Cloud-ERP, speziell bei mittelständischen und wachsenden Unternehmen. Die Integration von Oracle CPQ mit NetSuite liegt nahe, da Oracle hierfür Out-of-the-Box-Konnektoren und Unterstützung bietet. Oracle CPQ ist generell darauf ausgelegt, mit praktisch jedem führenden ERP-System zu arbeiten – laut Hersteller mit „über 20 der weltweit prominentesten ERP-Lösungen“, wozu natürlich auch NetSuite zählt. In einem integrierten Szenario würde Oracle CPQ Cloud als Frontend für den Vertrieb dienen: Vertriebler konfigurieren Produkte und Preise im CPQ, während NetSuite im Hintergrund die Backend-Funktionen bereitstellt (Bestandsführung, Auftragsmanagement, Finanzbuchhaltung etc.). Ein Angebot aus Oracle CPQ lässt sich per Knopfdruck in einen NetSuite-Auftrag oder -Kundenauftrag überführen.
SAP CPQ mit S/4HANA
SAP CPQ (Configure Price Quote von SAP) ist eine CPQ-Software, die speziell für die Integration mit SAP-Produkten entwickelt wurde — kein Wunder, denn sie ist Teil der SAP Customer Experience Suite (ehemals SAP Callidus CPQ). SAP S/4HANA ist die aktuelle ERP-Suite von SAP. Die Verbindung dieser beiden ist quasi ein Heimspiel: SAP CPQ integriert sich nahtlos in SAP-ERP-Systeme und bietet so eine einheitliche Plattform für komplexe Produktkonfigurationen, Preisfindung und Angebotserstellung. Die tiefe Verzahnung mit S/4HANA ermöglicht es beispielsweise, dass im CPQ alle Preislogiken aus dem ERP verfügbar sind, oder dass Verfügbarkeitsprüfungen (ATP – Available to Promise) direkt während der Konfiguration erfolgen. Änderungen werden in Echtzeit zwischen CPQ und ERP synchronisiert — ändert sich etwa ein Preis im ERP, ist er sofort auch im CPQ aktuell, und umgekehrt.
Zukunftstrends: KI und Automatisierung in CPQ-ERP-Systemen
Der Blick nach vorn zeigt, dass Künstliche Intelligenz (KI) und weitergehende Automatisierung die nächsten Entwicklungssprünge für CPQ-ERP-Integrationen bringen. Zwei spannende Trends dabei sind:
Intelligente Produktkonfiguration
Statt statischer Regelwerke halten KI-Algorithmen Einzug in die Produktkonfiguration. Sie ermöglichen eine intelligente, dynamische Konfiguration von Angeboten. Konkret heißt das: Das System lernt aus früheren Verkaufsdaten und Kundeninteraktionen und kann dem Vertriebsmitarbeiter (oder direkt dem Kunden im Self-Service) automatisch optimale Produktkombinationen empfehlen. Solche dynamischen Produktempfehlungen passen beispielsweise Zubehör oder Upgrades an, die ein Kunde mit hoher Wahrscheinlichkeit zusätzlich brauchen könnte.
Predictive Analytics für bessere Angebotsgestaltung
Ein weiterer Trend ist der Einsatz von Predictive Analytics, also vorausschauender Analytik, in CPQ-ERP-Umgebungen. Hierbei werden die großen Datenmengen, die in CPQ und ERP anfallen (z.B. gewonnene/verlorene Angebote, Preisnachlässe, Produktionskosten, Kaufhistorien), mit Machine-Learning-Methoden analysiert, um Vorhersagen und Empfehlungen abzuleiten. Zum Beispiel kann ein solches System prognostizieren, welche Preisstrategie die Wahrscheinlichkeit erhöht, einen Auftrag zu gewinnen, oder welche Rabatthöhe gerade noch profitabel ist.
Warum CanvasLogic für die Integration von CPQ und ERP wählen?
Angesichts der vielen Anbieter von CPQ-Lösungen stellt sich die Frage, welchen Partner man für ein CPQ-ERP-Projekt wählen sollte. CanvasLogic ist hier eine besonders interessante Option. Das Unternehmen bietet eine moderne CPQ-Plattform, die nahtlose Integrationen mit gängigen CRM- und ERP-Systemen von Haus aus unterstützt. Das heißt, Ihre Vertriebsdaten können reibungslos vom Angebot im CPQ bis zur Auftragsabwicklung im ERP fließen, ohne dass Brüche entstehen.
CanvasLogic vereint Best Practices der CPQ-ERP-Integration in einem Produkt. Es bietet alle nötigen Funktionen, um Verkauf und Auftragsabwicklung zu verbinden, und setzt dabei auf Bedienungsfreundlichkeit und zukunftsweisende Technologien (wie z.B. 3D-Visualisierung für Produktkonfigurationen). Wenn Sie auf der Suche nach einer zuverlässigen CPQ-Lösung sind, die sich optimal in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügt, ist CanvasLogic auf jeden Fall eine nähere Betrachtung wert.
Fazit
Eine Integration von CPQ und ERP kann die Art und Weise, wie Unternehmen von der Angebotserstellung bis zur Auftragsabwicklung arbeiten, grundlegend verbessern. CPQ-Software bringt Ordnung und Tempo in den Angebotsprozess, ERP-Systeme sorgen für nahtlose Abläufe im Backend – zusammen entfalten sie ihr volles Potenzial. Durch die Kopplung dieser Systeme entstehen durchgängige Workflows, die manuelle Schritte überflüssig machen, Fehler vermeiden und Mitarbeitern wie Kunden ein deutlich besseres Erlebnis bieten.
